Pourquoi et comment installer une pointeuse en entreprise !
Vous hésitez à installer une pointeuse dans votre entreprise ? Nous vous expliquons en quoi elle est utile voire nécessaire, comment la choisir en fonction de vos besoins et de votre budget et enfin nous verrons comment mettre en place votre pointeuse !
Pourquoi installer une pointeuse ?
1. Faciliter la gestion du temps de travail
La pointeuse permet un contrôle des heures de travail hebdomadaire plus précis que ce qu’on a pu avoir dans le passé. Avec un logiciel qui fait la gestion du temps, cela permet d’avoir une meilleure vision globale des heures faites ou non par les employés. C’est une automatisation de la gestion, avec des caractéristiques particulières dont l’entreprise a besoin, comme la gestion des heures supplémentaires ou prendre connaissance des absences rapidement. Cela permet une optimisation du temps de travail administratif et met en place une transparence vis-à-vis des heures de travail.
2. Réduire le temps nécessaire à gérer les temps de travail
Le temps des fiches horaires avec les heures de travail et les pauses reçues par les salariés est révolu, plus de tableaux excel qu’on devait remplir pour la gestion de la paie. Avec la sauvegarde des pointages et la gestion automatisée, il ne reste plus qu’à vérifier et entrer les dernières modalités dans un logiciel simple et efficace. Cela rend certains employés plus disponibles pour d’autres missions administratives. De ce fait, la productivité de l’entreprise ne pourra être que plus importante.
3. Protéger l’entreprise et le salarié
L’employeur est dans l’obligation légale d’assurer un suivi de la gestion des temps de travail des employés, avec des données conservées pendant 5 ans. Dans le suivi, l’employeur doit faire figurer les heures de travail effective, les heures supplémentaires, le respect des temps de pause, les congés, jours compensateur ou RTT et les astreintes.
Les inspecteurs du travail poussent davantage les entreprises à se tourner vers les pointeuses, pour une simplification des contrôles. Mais ils voient également les avantages, que ce soit pour les salariés ou pour l’employeur. Les deux parties se voient protéger puisque le suivi est exact et ne dépend pas uniquement de l’une des parties. Ces données seront plus fiables qu’un bout de papier, dont les heures peuvent être modifiés par l’un ou l’autre.
Quelles sont les règles à respecter pour mettre en place une pointeuse ?
1. Arrêt du 14 mai 2019 de la Cour de Justice de l’Union Européenne
Cet arrêt de la Cour de Justice de l’UE est un arrêt majeur pour le droit européen et le droit de ses citoyens. En effet, la Cour énonce qu’il faut mettre en œuvre des mesures visant à promouvoir l’amélioration de la sécurité et de la santé des travailleurs.
Et pour cela, les États doivent mettre en place une réglementation pour que l’employeur encadre les heures de travail effectuées par les salariés avec un système qui peut les décompter de façon fiable. La Cour de justice de l’UE laisse envisager qu’un jour, les pointeuses horaires deviendront une norme obligatoire en entreprise partout en Europe.
La réglementation européenne rajoute néanmoins qu’il faut une sécurisation des données personnelles liées à la gestion des temps, la gestion des droits d’accès et l’exercice du droit à la consultation et à la modification.
2. Réglementation française (code du travail)
Pour ce qui est de la mise en place dans l’entreprise, s’il y a, il faut informer les représentants du personnel, que ce soient les délégués du personnel ou du CE, article L2312-38 du Code du travail. Lorsque le procès-verbal est rédigé, il faut informer les salariés, qui sont les premiers concernés par cette nouvelle mise en place. Vous devez lorsque les salariés sont informés, leur indiquer pourquoi et comment seront utilisées les données récoltées.
L’article L3171-2 du Code du travail indique que « l’employeur doit faire un décompte des heures de travail des employés. ». Il a donc une obligation légale, la pointeuse horaire étant le moyen le plus simple et efficace. L’ancien système avait clairement des failles, qui sont maintenant mieux gérées avec les logiciels, il y a un meilleur suivi des heures supplémentaires notamment.
Comment choisir et à quel prix acheter sa pointeuse ?
1. Les différentes pointeuses
- La pointeuse mécanique
La pointeuse mécanique est le modèle le plus ancien qu’on trouve encore sur le marché. C’est un boîtier qui intègre une horloge, le carton est passé à l’intérieur et on se retrouve avec un carton dont l’heure d’arrivée et de départ sont affichées dessus. Ce système est de moins en moins utilisé puisqu’aujourd’hui, il existe des pointeuses plus sophistiquées.
Pour une pointeuse mécanique, les estimations de prix se situent entre 350 et 600 euros.
- La pointeuse numérique
La pointeuse numérique ne se fera plus avec un carton, mais la machine va lire une carte ou un badge, et l’heure sera pointée généralement sur un logiciel qui est fourni en même temps que la pointeuse.
Pour une pointeuse numérique, les estimations de prix se situent entre 600 et 10’000 euros, cet écart s’explique par le fait qu’on fait de plus en plus sophistiqué, notamment par les logiciels qui accompagnent ces pointeuses.
- La pointeuse mobile
La pointeuse mobile est généralement utilisée pour des employés qui sont délocalisés. Ce pointage se fait par une application qui est sur un téléphone. Il se peut que ce pointage soit géolocalisé.
Pour une pointeuse mobile, les estimations de prix se situent entre 500 et 2’500 euros.
- La pointeuse biométrique
La pointeuse biométrique permet une pointage à partir des données physiologiques de l’employés comme ses empreintes digitales mais son utilisation est interdite en Europe et sévèrement sanctionnée.
Pour une pointeuse biométrique, les estimations de prix se trouvent entre 650 et 4’000 euros.
2. Abonnement et logiciel de gestion
Le plus souvent, les fournisseurs proposent de louer le matériel et le logiciel sur des périodes allant de 3 à 5 ans minimum. A celà s’ajoutent les frais de maintenance qui peuvent varier de 100,00€ à 400,00€ par mois selon la taille du client. Seuls quelques fournisseurs sur le marché proposent des solutions sans engagement incluant le matériel, le logiciel et le service après-vente.
Communément, les coûts se situent entre 100,00 € et 400,00 € par mois suivant l’abonnement pris.
Quels sont les avantages des pointeuses Timefast ?
Timefast est une entreprise française, spécialisée dans la mise en place de solutions de pointage prêtes à l’emploi en entreprise.
1. Des pointeuses pour toutes les tailles d’entreprises
Timefast propose une pointeuse numérique murale prête à l’emploi et un portail de gestion en ligne. Chaque employé aura un badge personnel pour pointer ses entrées, sorties et pauses. Les données seront sécurisées, rendant impossible toute contestation des heures travaillées par les employés. Tout cela permet une amélioration de la gestion administrative tout en s’assurant du respect des horaires de travail de l’entreprise.
Timefast propose également une badgeuse nomade, celle-ci va accompagner vos employés dans leurs déplacements. Elle dispose d’une messagerie centralisée avec photo et des appels d’urgences pour les travailleurs isolés. Les horaires et les pointages seront affichés sur la carte grâce à la géolocalisation intégrée. Pour ce qui est du format, c’est un mini-smartphone, qui se garde facilement sur soi. Il est équipé d’une batterie longue durée disposant d’une autonomie de 7 jours.
En plus de ces 2 produits, TIMEFAST vous propose aussi un traceur GPS pour véhicule. La position et les déplacements du véhicule sont enregistrés et affichables en temps réel sur la carte. De plus, la localisation se fait dans toute l’Europe, via la connexion 4G qui est incluse.
Ces équipements sont livrés prêt à l’emploi avec votre logiciel de suivi Orane par Timefast.
2. Une gestion simple et efficace des temps de travail
Orane est le logiciel de Timefast qui permet le contrôle des horaires. Sur un espace dédié, vous retrouverez un regroupement des pointages, pauses et absences de vos employés et tout cela en temps réel.
La gestion des temps de travail concerne le cumul des temps de travail réalisés, la prise en compte des horaires modulables et la balance des RTT/heures supplémentaires. Vous pourrez donc avoir les taux de présence de vos employés.
Avec cela un suivi d’activités, avec la gestion des sites distants, l’édition de rapports d’activité et la localisation des employés sur site.