Comment calculer les temps de travail, les heures supplémentaires des employés ? Qu’est-ce qu’un temps de travail effectif et que comprend-il ? Nous répondons à toutes vos questions et vous apportons tous les outils pour calculer efficacement les temps de travail de vos employés.

Responsable RH, comptable ou chef d’entreprise ? Apprenez à éviter les erreurs et les infractions les plus courantes en 2023 et découvrez comment mettre en place une pointeuse dans votre entreprise.

Inclus le mini article : Mettre en place une pointeuse pour automatiser le calcul des heures de travail !

Sommaire :

Temps de travail : les éléments à prendre en compte pour établir une fiche de paie

1. Le nombre d’heures travaillées : Il s’agit du nombre d’heures effectives de travail réalisées par le salarié au cours du mois ou de la période de paie.

2. Le taux horaire : Le taux horaire correspond à la rémunération brute que le salarié perçoit pour chaque heure de travail effectuée.

3. Les majorations de salaire : Si le salarié travaille des heures supplémentaires ou des heures de nuit, il peut bénéficier de majorations de salaire qui s’ajoutent à son taux horaire normal.
Les heures supplémentaires sont les heures effectuées au-delà de la durée légale ou conventionnelle du travail alors que les heures de nuit sont les heures effectuées sur une plage horaire définie.

4. Les jours fériés : Les jours fériés travaillés donnent également lieu à des majorations de salaire ou à des récupérations de temps de travail (RTT).

5. Les congés payés : Les congés payés donnent droit à une rémunération équivalente à la rémunération normale perçue par le salarié pour une période de travail équivalente.

6. Les absences : Les absences du salarié (retards abusifs, maladie, congés sans solde, etc.) peuvent avoir une incidence sur sa rémunération. Le calcul de cette incidence dépend de la convention collective ou de l’accord d’entreprise applicable.

7. Les temps d’astreinte active : Les temps d’astreinte active sont les temps pendant lesquels le salarié doit être à disposition de l’employeur, sur son lieu de travail ou à proximité, et intervenir en cas de besoin.

8. Les temps d’attente : Les temps d’attente sont les temps pendant lesquels le salarié est à disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.

9. Les temps de déplacement professionnel : Les temps de déplacement professionnel sont les temps pendant lesquels le salarié se déplace pour se rendre sur un lieu de travail autre que son lieu habituel de travail ou pour effectuer une mission pour l’employeur. Ils sont considérés comme du temps de travail effectif dans certaines conditions notamment si le salarié ne dispose pas d’une grande liberté dans l’organisation de ses déplacements.

10. Et tant qu’à faire avant d’établir sa fiche de paie, n’oubliez pas non plus de prendre en compte les primes, indemnités et les différents avantages en nature que vous avez pu verser à votre salarié.

Il est important de noter que la réglementation sur le temps de travail est complexe et peut varier en fonction des conventions collectives et des accords d’entreprise. Il est donc recommandé de se référer à ces textes pour connaître précisément les règles applicables.

Source : Liste des différents temps de travail – service-public.fr

Temps de travail effectifs : ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas !

Lorsqu’une entreprise établit la fiche de paie d’un salarié, elle doit prendre en compte le temps de travail effectif du salarié.

3 conditions cumulatives doivent être remplies pour être en présence d’un temps de travail effectif :

1. Le salarié est à la disposition de son employeur,
2. Le salarié se conforme aux directives de son employeur,
3. Le salarié ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles.

Si l’une de ces 3 conditions n’est pas remplie alors le temps passé n’est pas un temps de travail effectif.

Les heures de travail effectives comprennent :

• Les heures de travail réalisées
• Les heures supplémentaires majorées ou non
• Les heures de nuit
• Les jours fériés travaillés
• Les congés payés
• Les absences
• Les temps d’astreinte active
• Les temps d’attentes
• Les temps de déplacements professionnels
• Les congés paternité et maternité
• Les congés de formation
• Les temps d’habillage et de déshabillage sur le lieu de travail
• Les arrêts de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle

Le calcul du temps de travail effectif NE comprend PAS les activités suivantes :

• Les temps de pause : Les temps de pause ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif car le salarié n’est pas à disposition de l’employeur pendant ce temps-là. Cependant, si le salarié est contraint de rester à disposition de l’employeur pendant les pauses, celles-ci peuvent être considérées comme du temps de travail effectif.

• Les temps de trajet domicile-travail : Les temps de trajet domicile-travail ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif sauf si le salarié utilise un véhicule de l’entreprise ou si son contrat de travail prévoit une disposition contraire.

• Les temps de formation : Les temps de formation ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif sauf si la formation est imposée par l’employeur et qu’elle se déroule pendant les horaires habituels de travail.

• Les temps d’astreinte : Les temps d’astreinte ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif car le salarié n’est pas à disposition de l’employeur pendant ce temps-là, mais doit être joignable et disponible en cas d’appel.

• Les absences : Certaines absences sont légalement assimilées à du temps de travail effectif comme les congés payés, les congés paternité et maternité, les congés de formation et les arrêts de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle. Cependant, il existe certaines absences non assimilées à du temps de travail effectif. C’est notamment le cas des grèves, des arrêts de travail pour maladie et des mises à pied.

Source : Code du travail Français – code.travail.gouv.fr

Règles et formules de calcul des différents temps de travail

Calcul de la rémunération des heures de travail réalisées dans le cadre du contrat de travail

Selon la législation française, la durée légale hebdomadaire de travail est de 35 heures. Au-delà de cette durée, le salarié est considéré en heures supplémentaires.

Rémunération brute = Nb d’heures travaillées x Taux horaire brut

Calcul du taux horaire

 Le taux horaire correspond à la rémunération brute que le salarié perçoit pour chaque heure de travail effectuée.

Taux horaire = Salaire brut mensuel / Nb d’heures mensuelles de travail

Calcul des Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires sont définies comme étant les heures de travail effectuées au-delà de la durée légale du travail fixée à 35 heures par semaine.

Les heures supplémentaires sont rémunérées à un taux majoré qui est au minimum égal à 25% pour les 8 premières heures supplémentaires effectuées par semaine, et 50% pour les heures supplémentaires suivantes.

Rémunération des HS = (taux horaire brut x coefficient de majoration*) x Nb d’heures supplémentaires

*Le coefficient de majoration est de 1,25 pour les 8 premières heures supplémentaires effectuées par semaine et de 1,5 pour les heures suivantes.

Attention, il existe des exceptions à la règle générale :

• Un accord d’entreprise ou une convention collective peut modifier ce coefficient, il est important de vérifier si c’est votre cas ou non.
• Le salarié peut choisir entre une rémunération majorée ou un repos compensateur équivalent. Si le salarié opte pour le repos compensateur, celui-ci doit être pris dans un délai de trois mois à compter de la date des heures supplémentaires effectuées.
• Les cadres dirigeants ne bénéficient pas d’heures supplémentaires.
• Les salariés en forfait jours ne sont pas rémunérés en heures supplémentaires puisque leurs temps de travail sont décomptés en jours travaillés sur l’année.
• Certains secteurs d’activité comme le BTP ou la sécurité privée peuvent être soumis à des règles spécifiques.

Calcul des temps de pause

Pour les travailleurs ayant une durée quotidienne de travail supérieure à 6 heures, le temps de pause est au minimum de 20 minutes consécutives.

Pour les travailleurs ayant une durée quotidienne de travail supérieure à 9 heures, le temps de pause est au minimum de 30 minutes consécutives.

La durée et la fréquence des pauses peuvent également être fixées par des conventions collectives ou des accords d’entreprise mais dans ce cas, les temps de pause doivent être plus longs que les durées minimales légales.

Calcul des congés payés

Montant des congés payés = Taux horaire x Nb d’heures de congés payés

Calcul du montant des astreintes

En général, la rémunération de l’astreinte comprend une indemnité forfaitaire et une indemnité de déplacement. L’indemnité forfaitaire est une compensation financière pour la disponibilité du salarié et est souvent fixée à un pourcentage du salaire de base alors que l’indemnité de déplacement est destinée à couvrir les frais de déplacement.

La formule de calcul de la rémunération de l’astreinte est la suivante :

Montant de l’astreinte = Indemnité forfaitaire + Indemnité de déplacement

Calcul de la rémunération des heures travaillées pendant un jour férié

Il existe deux méthodes de calcul possibles :

Le paiement au taux normal : les heures travaillées pendant un jour férié sont rémunérées au taux normal, sans aucune majoration.

La majoration de salaire : les heures travaillées pendant un jour férié sont rémunérées avec une majoration de salaire qui varie généralement entre 100% et 200% du salaire horaire normal.

Rémunération des jours fériés = (Nb d’heures travaillées x taux horaire brut) + (Nb d’heures travaillées x coefficient de majoration)

Calcul de la rémunération des déplacements professionnels

Les temps de trajet du domicile vers le lieu de travail ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif et ne sont donc pas rémunérés. En revanche, les temps de déplacement professionnel sont considérés comme du temps de travail effectif et doivent être rémunérés comme tels.

Il existe 2 méthodes de calcul courantes pour la rémunération des temps de déplacement professionnel :

La rémunération au temps réel : le salarié est rémunéré pour le temps effectivement passé en déplacement professionnel. Le taux horaire de cette rémunération dépend du salaire de base du salarié et est généralement précisé dans la convention collective ou les accords d’entreprise.

La rémunération forfaitaire : le salarié reçoit une indemnité forfaitaire pour chaque journée de déplacement professionnel.

Liste des infractions au code du travail les plus courantes en 2023

1. Non-respect du salaire minimum légal ou conventionnel
2. Non-respect des durées maximales de travail et de repos
3. Non-paiement des heures supplémentaires ou non-respect du taux de majoration
4. Absence ou non-respect des congés payés
5. Discrimination ou harcèlement au travail
6. Non-déclaration des travailleurs auprès des organismes sociaux
7. Absence de contrat de travail écrit ou incomplet
8. Non-respect des règles relatives à l’historisation des temps de travail
9. Non-respect des règles d’hygiène et de sécurité au travail
10. Non-respect des règles relatives à la formation professionnelle continue

4 des 10 infractions les plus courantes répertoriées par l’inspection du travail lors de ses contrôles concernent la gestion des temps de travail par l’entreprise. C’est intéressant à savoir surtout lorsque l’on apprend que l’inspection du travail a infligé plus de 220 millions d’euros d’amendes selon le dernier rapport annuel du ministère du Travail.

Obligations légales :

Le calcul de tous les temps de travail doit être inclus dans la gestion globale de l’entreprise. L’employeur doit s’assurer que les travailleurs bénéficient d’un traitement équitable et surtout il doit conserver une trace de tous les temps de travail pour répondre aux demandes de l’inspection du travail.

Éviter les infractions : voici une liste non-exhaustive des limites de temps de travail

• La durée maximale de travail est de 48 heures par semaine, sur une période de référence de 12 semaines consécutives. Toutefois, cette durée peut être portée à 60 heures dans certaines situations exceptionnelles, sous réserve de respecter des conditions strictes.

• La durée maximale de travail pour les jeunes travailleurs âgés de moins de 18 ans est de 8 par jour (ou de nuit) et de 35 heures par semaine.

Il est important de noter que ces durées maximales peuvent varier en fonction des conventions collectives et des accords d’entreprise. Il est donc recommandé de se référer à ces textes pour connaître précisément les règles applicables dans une entreprise donnée.

Source : Durées maximales des temps de travail en entreprise – legifrance.gouv.fr

Mettre en place une pointeuse pour automatiser le calcul des heures de travail !

Pourquoi installer une pointeuse dans votre entreprise ?

Les avantages pour le responsable de l’entreprise :

• La pointeuse permet de surveiller facilement les horaires de travail des salariés, ce qui peut aider à éviter les retards et les absences injustifiées.
• La pointeuse permet de suivre les heures supplémentaires effectuées par les salariés, ce qui peut aider à optimiser la gestion du personnel et à réduire les coûts.
• Les rapports de la pointeuse peuvent fournir des données précieuses sur les habitudes de travail des salariés, ce qui peut aider à planifier les horaires de travail de manière plus efficace.

Les avantages pour le comptable :

• La pointeuse permet de collecter et de traiter automatiquement les données relatives aux heures travaillées, ce qui peut réduire le temps et les coûts associés à la gestion manuelle des heures de travail.
• La pointeuse produit des rapports précis et détaillés sur les heures travaillées, les heures supplémentaires et les absences des salariés, ce qui facilite la planification des salaires et la gestion de la paie.
• Les données collectées par la pointeuse peuvent être exportées vers les logiciels de gestion de la paie, ce qui permet d’automatiser la production des fiches de paie.

Les avantages pour le salarié :

• La pointeuse permet de collecter de manière précise et objective les données relatives aux heures de travail, ce qui peut éviter les erreurs de saisie manuelle et les litiges associés.
• La pointeuse aide les salariés à s’assurer que leurs heures de travail sont correctement enregistrées, ce qui peut contribuer à améliorer la transparence et la confiance dans l’entreprise.
• Les heures supplémentaires effectuées par les salariés sont facilement identifiables, ce qui peut garantir une rémunération juste pour les heures supplémentaires.

On vous explique comment mettre en place votre pointeuse !

La seule chose que vous êtes tenus de faire avant d’installer une pointeuse au sein de votre entreprise c’est d’en informer vos employés.

Pour le reste, la solution de pointage et de gestion des temps de travail « Orane par Timefast » est prête à l’emploi et vous pouvez commander votre pointeuse directement en ligne.

Vous préférez le pointage via PC ou Application mobile ? Il vous faudrait des badgeuses nomades pour suivre vos salariés en déplacements ?