Guide RH 2022 : Règles de calcul des temps de travail et pointage des salariés.
Les employeurs ont de nombreuses responsabilités, mais la plus importante est peut-être de se conformer aux lois et réglementations officielles. Surtout lorsqu’il s’agit des règles encadrant les horaires des salariés.
Le code du travail impose des règles strictes concernant les salaires, les heures supplémentaires, le pointage, les congés et les temps de travail en général de vos employés.
Enfreindre les lois relatives aux règles de pointage peut entraîner de graves pénalités et amendes pour chaque infraction commise par l’entreprise. Il va sans dire qu’il s’agit d’une situation que nous souhaitons tous éviter.
La manière la plus efficace et la plus efficiente de vous assurer que vous remplissez les exigences légales relatives aux règles encadrant les horaires de travail des employés est d’utiliser une solution de suivi des temps de travail qui inclut des fonctions de pointage et de gestion.
Nous reviendrons sur l’importance d’une solution numérique de suivi du temps, commençons par découvrir ensemble les différentes règles de comptabilisation des temps de travail puis nous verrons les meilleurs moyens de rester conforme.
Alors, allons-y !
Quels sont les temps de travail comptabilisés dans la durée légale ?
Le temps de travail effectif
La durée du travail s’apprécie par rapport au temps effectif de travail du salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ce temps de travail effectif est distinct du temps de présence dans l’entreprise ou l’établissement. Le code du travail le définit comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
La formule de calcul utilisée pour déterminer le revenu mensuel est la suivante :
Temps de restauration et de pause
A défaut de convention, d’accord d’entreprise ou d’établissement prévoyant une rémunération des temps de restauration et de pause, le contrat de travail peut fixer la rémunération des temps de restauration et de pause même lorsque ceux-ci ne sont pas reconnus comme du temps de travail effectif.
Temps nécessaire aux opérations d’habillage et de déshabillage
Ces contreparties sont accordées sous forme de repos ou sous forme financière.
Il est aussi possible d’assimiler ces temps à du temps de travail effectif.
Temps de déplacement professionnel
Cependant, s’il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il doit faire l’objet d’une contrepartie. La part de ce temps de déplacement professionnel coïncidant avec l’horaire de travail ne doit pas entraîner de perte de salaire.
Quelques précisions concernant les pauses et durées maximales de travail
La durée légale de travail effectif des salariés à temps complet est fixée à 35 heures par semaine, pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif. Il s’agit d’une durée de référence, un seuil à partir duquel, sauf exceptions, sont calculées les heures supplémentaires.
La durée légale du travail peut être dépassée dans le cadre de la réglementation sur les heures supplémentaires. Il existe toutefois des durées maximales au-delà desquelles aucun travail effectif ne peut être demandé. Ces durées maximales de travail s’imposent également au salarié qui cumule plusieurs emplois.
Durée quotidienne maximale
- En cas de dérogation accordée par l’inspecteur du travail.
- En cas d’urgence.
- Dans les cas prévus à l’article L. 3121-19 du code du travail.
Durées hebdomadaires maximales
Cette durée maximale peut être dépassée en cas de circonstances exceptionnelles entraînant temporairement un surcroît extraordinaire de travail, et pour la durée de celles-ci. Cette autorisation est accordée dans les conditions précisées par les articles R. 3121-8 et R. 3121-10 du Code du travail.
Temps de pause
Un temps de pause supérieur peut être fixé par une convention ou un accord d’entreprise ou d’établissement.
Comment calculer le taux horaire des heures supplémentaires en 2022 ?
Les heures supplémentaires sont majorées et donnent donc droit à une rémunération supplémentaire.
Exemple : un salarié travaille 40h par semaine et est rémunéré au taux horaire de 13 €. Il effectue 5 heures supplémentaires majorées à 25 %. Ces 5 heures supplémentaires sont donc rémunérées de la manière suivante :
5 x (13 € x 1,25) = 81,25 €
Exemple : un salarié aux 35h rémunéré au taux horaire de 13 €, effectue 44 heures de travail hebdomadaire. Il effectue donc 9 heures supplémentaires.
Les 8 premières heures supplémentaires sont rémunérées de la manière suivante :
8 x (13 € x 1,25) = 130 €.
La 9e heure supplémentaire est rémunérée de la manière suivante :
1 x (13 € x 1,50) = 19,5 €
Certaines entreprises remplacent la majoration de salaire des heures supplémentaires par un repos de remplacement, c’est le principe des RTT (Réduction du Temps de Travail) qui consiste à donner un repos compensateur pour les heures supplémentaires réalisées au-delà de la 35e heure de travail hebdomadaire.
Règles encadrant le pointage des heures par les salariés
La mise en place d’une pointeuse horaire en entreprise a été grandement simplifiée par l’instauration en 2018 de la règlementation européenne RGPD.
Il reste quelques règles simples à connaître pour s’assurer d’être en conformité lors de la mise en place d’un système de pointage. Ces règles s’appliquent qu’il s’agisse d’une pointeuse horaires, pointeuse à badge, pointeuse nomade ou badgeuse.
Les technologies de pointage autorisées en 2022
Il est désormais totalement interdit d’utiliser une pointeuse biométrique dans son entreprise (empreintes digitales, reconnaissance faciale etc …)
La CNIL considère que, pour cet usage, ces technologies sont excessives en termes d’intrusion et de respect de la vie privée du salarié.
Source : CNIL
Avertir le CSE s’il existe
L’instauration d’une pointeuse horaire au travail doit faire l’objet d’une information-consultation des représentants du personnel et un procès-verbal de consultation doit être rédigé.
Avertir le personnel de l’entreprise
Dans tous les cas, vous devrez avertir le personnel avant la mise en place en place de la pointeuse.
Cette communication peut prendre diverses formes : réunion, note de service, notice au personnel … mais doit obligatoirement reprendre les éléments suivants :
- Informer les employés de la mise en service du système de pointage
- Expliquer le fonctionnement de la pointeuse
- Rappeler les horaires attendus à respecter (prise et fin de poste, pause, modulation etc …)
- Informer des conséquences de la fraude (ex : « buddy punching » > pointer pour ses collègues)
- Rappeler les mentions légales concernant la collecte et le traitement de données personnelles
Combien de temps devez-vous conserver les données du personnel de l’entreprise ?
La conservation des horaires de travail réalisés par les salariés n’est pas à négliger, c’est un pan très important à la fois d’un point de vue moral et légal. En tant qu’entreprise, vous êtes légalement tenu de stocker et rendre accessible en cas de contrôle toutes les données de temps de travail de vos collaborateurs sur les 5 dernières années. N’oubliez pas non plus qu’il s’agit à la fois de données privées pour les salariés et sensibles pour l’entreprise.
| Type de document | Durée de conservation |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Conclusion
Sachant à quel point il est important de respecter les règles de la pointeuse pour les employés horaires, il est évident qu’il faut investir dans une application de pointage numérique au lieu du traditionnel stylo, papier, Excel.
Il ne s’agit pas seulement des problèmes juridiques potentiels ou d’un mauvais calcul des heures de travail d’un employé, vous pourriez perdre beaucoup d’argent en amendes si vous ne calculez pas les heures travaillées correctement (comme avec les arrondis ou les heures supplémentaires). Sans compter les innombrables autres conséquences d’un mauvais suivi du temps.
Que vous soyez gestionnaire, propriétaire d’entreprise, PDG ou autre, nous ne saurions trop insister sur l’importance du suivi des temps de travail pour la réussite de votre entreprise. Assurez-vous que vous êtes sur la bonne voie et en conformité avec les règles de pointage pour les employés horaires en faisant le choix intelligent et facile – Passez au pointage horaire de vos salariés !
Commencez à suivre le temps avec précision dès aujourd’hui
Vous n’allez pas croire à quel point le suivi du temps des employés peut être facile.