Choisir sa pointeuse : quels tarifs en 2021

Choisir sa pointeuse : quels tarifs en 2021

Vous souhaitez vous équiper d’une pointeuse mais vous ne savez pas laquelle choisir ? Nous vous apportons toutes les réponses pour faire le bon choix quel que soit votre domaine d’activité, votre budget où la taille de votre entreprise.

Brève introduction au champ lexical de la pointeuse

Pour commencer, prenons 1 minute pour comprendre comment fonctionne une pointeuse.

Que désignent exactement les termes « pointeuse » et « badgeuse » ?

Une pointeuse est un outil physique qui va permettre de lier un horaire d’arrivée ou de départ à un salarié bien précis, ce couple horaire / salarié s’appelle un pointage. Une fois récupéré, le pointage est transmis à un serveur informatique qui va vous permettre de l’analyser selon vos différents besoins.

C’est le fonctionnement de base d’une pointeuse et on comprend rapidement qu’elle est indissociable d’un logiciel de gestion des temps de travail fourni avec.

Comment s’y retrouver dans un marché concurrentiel ?

Nous sommes en 2021, vous cherchez à vous équiper d’une solution plus efficace que le tableau Excel pour gérer les horaires de vos collaborateurs et vous donc avez lancé une recherche Google (ou dans n’importe quel moteur de recherche) sur les termes « pointeusebadgeuse » ! Des dizaines de résultats et une multitude de termes inconnus apparaissent, c’est normal !

Chaque société opérant dans le domaine de la gestion des temps de travail cherche à se démarquer de ses concurrents à l’aide de tous les termes possibles et imaginables. Nous commencerons donc par clarifier pour vous le lexique grammatical gravitant autour des « pointeuses – badgeuses » et des logiciels permettant de les exploiter.

Pointeuse murale professionnelle
Une badgeuse murale

Le champ lexical utilisé

Badgeuse : le nouveau terme inventé par les services marketing pour désigner une pointeuse dont la dénomination originale semble être devenue trop péjorative car assimilée à une notion de ‘flicage’ dans l’inconscient collectif.

Horodateuse : une pointeuse fonctionnant avec des cartes en carton poinçonnées avec la date et l’heure précise au moment de son insertion dans le boîtier. Il s’agit de la solution historique, qui n’est plus utilisée de nos jours, dans la mesure où le poinçonnage n’apporte pas plus d’informations que la prise de notes sur papier.

Pointeuse nomade : Elle permet de récupérer non seulement l’horaire et le nom du salarié mais aussi sa géolocalisation (c’est à dire sa position précise) au moment du pointage.

Pointeuse à lecture de code ou d’activité : Elle permet de récupérer via une saisie manuelle ou le scan d’un code (code barre, code QR ou autre) l’activité initiée par le salarié.

Logiciel horaire, de suivi ou de gestion des temps de travail / de contrôle des horaires / de gestion des plannings ou des collaborateurs : tout ceci désigne la même chose, il s’agit du logiciel qui va vous permettre d’analyser l’ensemble des informations remontées par votre pointeuse.

Il existe plusieurs types de pointeuses. Alors comment choisir la vôtre ?

Tout simplement en fonction de vos besoins, et ceux-là, nous les connaissons car en tant qu’entreprise nous avons les mêmes :

Contrôler le respect des horaires par les salariés

N’importe quelle badgeuse avec un logiciel de gestion basique fera l’affaire. Attention cependant : un grand nombre de pointeuses dites « low-cost » ne proposent qu’un logiciel s’installant sur un seul poste informatique et il y a de grandes chances pour que ce dernier devienne inutilisable à la première mise à jour importante de votre système d’exploitation (Windows dans 99 % des cas). Préférez donc un logiciel Cloud même dans une version simplifiée.

Simplifier la partie gestion administrative de votre comptable ou directeur des ressources humaines

Dans ce cas c’est au logiciel de gestion des temps qu’il faudra être attentif afin de faire économiser du temps à tous les services. Les logiciels actuels permettent de comparer les relevés de la pointeuse à des horaires ou plannings théoriques. Chaque heure travaillée est ainsi vérifiée et tout écart contrôlé pour venir incrémenter les différents compteurs de temps utilisés par votre entreprise.

Ce type de solution est idéale pour éviter les navettes et les corrections de dernière minute en fin de mois entre vos services et / ou votre expert-comptable. Une extraction en fin de mois permet généralement de récupérer l’intégralité des variables nécessaires à l’édition des fiches de paie.

Faites cependant attention : les promesses de simplicité sont faciles et nombreuses, mais ne vous garantissent rien. N’hésitez surtout pas à demander une démonstration à distance de la solution (via TeamViewer, Anydesk, Teams, Google Meet ou autre).

Orane solution professionnelle de gestion des temps de travail
La solution Orane de gestion des temps de travail

Opérer une gestion analytique de votre activité

Dans ce cadre, le matériel utilisé se révélera tout aussi important que le logiciel associé.

Il existe plusieurs méthodes permettant de récupérer des informations sur les activités réalisées par les opérateurs, mais les plus connues sont :

La saisie manuelle : les collaborateurs saisissent l’activité en cours sur une borne de pointage ou une application déployée sur leurs tablettes / smartphones

Le scan de codes-barres, codes QR : toutes les activités réalisables par les salariés sont répertoriées sous forme de codes-barres ou QR Codes qui vont être scannés par l’employé au démarrage de l’activité.

La récupération de ces données d’activités couplée aux pointages horaires basiques permettra une gestion analytique pointue de l’activité de l’entreprise en calculant automatiquement pour vous des dizaines de variables.

Temps moyen consacré à chaque activité, performance des employés, temps passé sur un chantier, sur la réalisation d’un projet client, etc. Cette gestion analytique vous permettra d’affiner vos devis, de refacturer vos clients au plus juste et de pouvoir le justifier si besoin, et d’affecter vos salariés aux postes où ils se sentent les plus efficaces et les plus compétents.

La mise en place de ce type de solution nécessite une réflexion particulière et une découverte des besoins poussée pour être effective. Surtout, ne négligez pas les bienfaits des développements informatiques personnalisés pour une adaptation parfaite selon les besoins spécifiques de votre entreprise.

N’hésitez pas à demander une période d’essai sans engagement à votre potentiel futur fournisseur, s’il a confiance en sa solution, cela ne devrait poser aucun problème.

Suivre vos collaborateurs nomades dans leurs déplacements

Cet aspect était à l’origine totalement dissocié de la récupération et de la gestion des temps de travail. Mais l’évolution des technologies permet aujourd’hui de récupérer facilement la position des salariés en déplacement, en même temps que leurs horaires de travail grâce notamment aux applications mobiles ou via des pointeuses nomades.

Ce suivi géographique des collaborateurs tend à s’amplifier dans le contexte social actuel lié à l’épidémie de COVID-19, prônant le télétravail pour tous. La mise en place du travail à distance est une consigne très claire mainte fois répétée par la ministre du travail, de l’emploi et de l’insertion Elisabeth Borne.

Dans ces conditions, comment peut-on alors vérifier qu’un salarié est bien chez lui derrière son poste de travail ? Toutefois, il ne s’agit pas ici de contrôler en continu ses salariés, mais de s’assurer que les heures de travail payées sont bien réalisées.

Les applications mobiles représentent une solution alternative moins onéreuse à la pointeuse nomade et ont pour avantage un déploiement quasi-instantané.

Badgeuse nomade professionnelle et traceur GPS
Une badgeuse nomade et un traceur GPS

Attention : Vous ne pouvez pas imposer à vos salariés à se servir de leurs propres téléphones. C’est à leur bon vouloir. En revanche ils ne peuvent pas refuser cette solution s’il s’agit d’une pointeuse nomade ou d’un téléphone mis à disposition par l’entreprise.

Combien coûtent les différentes pointeuses en 2021 ?

Entre 30,00 € et 3000,00 € suivant la formule souscrite. Les différentes formules disponibles sur le marché sont les suivantes :

L’achat comptant classique

Il vous faudra compter entre 600 € et 3000 € suivant le nombre de fonctionnalités que vous souhaitez mettre en place. Il faudra en plus prévoir une redevance pour le logiciel de gestion et les frais de maintenance et d’assistance, qui sont rarement inclus.

Quitte à payer une redevance, une formule cloud aura au moins l’avantage de ne pas subir les aléas techniques des mises à jour Windows. Point négatif important : sans le logiciel de gestion, la pointeuse n’est plus d’aucune utilité.

La location

Certains fabricants et distributeurs proposent la location du matériel pendant une période définie tout en facturant une redevance récurrente pour le logiciel et la maintenance / assistance.

Les prix varient énormément d’une société à l’autre mais la fourchette locative est entre 50,00 € et 100,00 € par mois, quand la redevance se situe autour de 1 000,00 € l’année.

L’abonnement

Les clients veulent de la liberté et les entreprises des revenus récurrents, cette solution semble arranger tout le monde. Attention : pour se différencier d’une location, un abonnement doit toujours être sans engagement !

Au final, vous pouvez « tester » presque gratuitement la solution et vous êtes assuré qu’elle sera toujours fonctionnelle, autre avantage : la formule sans engagement oblige le prestataire à offrir un service client de qualité.

Conclusion

Il existe de nombreuses solutions sur le marché destinées au contrôle des temps de travail, qui disposent toutes de leur lot d’avantages et d’inconvénients. Quel que soit votre besoin initial, il est presque certain qu’une de ces solutions pourra y répondre, et ainsi vous dégager un temps considérable.

Au cours de cet article, nous avons abordé les deux principaux domaines d’intérêt autour de ces solutions : le matériel, et le logiciel.

Choisir le bon matériel…

Le choix du matériel dépend principalement des données que vous souhaitez voir remonter dans la partie logicielle. Dans cette optique, il faut de se poser une question essentielle : de quelles données ai-je besoin pour chaque pointage, en dehors de l’horaire ?

Si, par exemple, la géolocalisation des pointages est essentielle pour vous, le matériel recommandé sera souvent du matériel nomade. Si à l’inverse, seul l’horaire est important, vous aurez alors le choix entre plusieurs solutions, fixes ou nomades.

…et le bon logiciel !

Le choix du logiciel, quant à lui, relève de la manière dont vous souhaitez visualiser et organiser les données remontées.

Ai-je besoin de calculer les balances horaires de mes salariés, de pouvoir communiquer directement avec eux s’ils utilisent un matériel nomade, ou encore de disposer de fonctionnalités de planification poussées ?Ai-je besoin d’exporter mes données de temps pour pouvoir les importer, par exemple, dans un logiciel de gestion de paie ? Les réponses à ces questions relèvent avant tout de votre métier et de votre rapport aux outils numériques.

Dans tous les cas, l’intégration d’un logiciel professionnel de gestion des temps de travail au sein de votre entreprise n’a rien de complexe en soi.

Nous vous recommandons cependant de toujours de demander une démonstration en ligne avant de souscrire. Car bien que les fournisseurs se feront un devoir de vous accompagner et vous conseiller tout au long de cette démarche, vous et vous seul êtes en mesure de déterminer si les outils qui vous seront présentés seront capables de répondre à votre besoin professionnel.

Pour approfondir

https://www.cnil.fr/fr/byod-quelles-sont-les-bonnes-pratiques

https://www.cnil.fr/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries

https://organilog-pointage.com/geolocalisation-salaries-loi/