Tips – Productivité et motivation des travailleurs à distance

Avec la plus grande crise mondiale de l’histoire récente, notre façon de travailler et de vivre a été bouleversée. Des centaines de millions d’employés dans le monde entier ont été transférés du bureau habituel vers le travail à domicile, tout cela dans le but de protéger la santé et la sécurité publiques, ainsi que les leurs.

Pour beaucoup d’entre eux, ce cadre de travail a également engendré de nombreux défis. Vous pouvez voir des parents se plaindre ou faire des blagues sur les médias sociaux sur le fait qu’il est carrément impossible de travailler à la maison avec des enfants (comme : aujourd’hui, mon collègue a mangé des crayons). Les personnes qui vivent avec des colocataires trouvent impossible d’avoir des vidéoconférences dans leurs minuscules appartements. Quel que soit leur secteur d’activité ou leur poste, tous les travailleurs à distance sont confrontés à des difficultés, même ceux qui travaillaient à distance avant la crise.

Pour la plupart des gens, le plus grand défi lorsqu’ils travaillent à distance est de rester productifs et motivés. La combinaison d’une routine brisée avec un monde incertain et un suivi maniaque des nouvelles serait déroutante pour tout le monde. C’est pourquoi nous vous présentons quelques-uns des plus importants outils de productivité.

Suivre le temps pour une meilleure vue d’ensemble

Il peut être extrêmement compliqué de suivre le processus de travail, les heures travaillées et la productivité de vos employés, mais le suivi du temps pour chaque tâche est l’un des meilleurs moyens d’y parvenir. Choisissez un logiciel ou une application que vous utiliserez dans toute l’entreprise et que vous pourrez utiliser plus tard pour analyser la façon dont les employés passent leurs heures de travail tout en travaillant à distance.

Il est important que ce logiciel soit facile à utiliser et qu’il ne prenne pas trop de temps aux employés pour le mettre en place ou commencer à le suivre. Pour les personnes qui ne sont pas habituées au travail à distance, vous devrez peut-être introduire le suivi du temps pour calculer les heures travaillées depuis leur domicile.

Avec des rapports précis sur les données de temps, vous aurez la même qualité de vue d’ensemble des heures de travail et de la productivité que vous auriez dans un bureau.

Définir et clarifier le travail à distance

Pour de nombreux salariés, le passage au travail à distance peut être déroutant et soulever de nombreuses questions. Lorsque vous introduisez le travail à distance pour la première fois, il est probable que vous receviez des dizaines de questions concernant les heures de travail, les pauses, le suivi du temps, les jours de congé, la communication, l’organisation de réunions et bien d’autres choses encore. Il est donc plus judicieux de mettre en place une politique d’entreprise pour le travail à distance, de la documenter et de s’y tenir. Si nécessaire, vous pouvez faire appel à des professionnels de la rédaction pour élaborer des documents de référence précis et clairs sur le travail à distance en cas de crise.

Vérifiez souvent les horaires

Lorsque vous laissez vos employés travailler sans surveillance pendant de longues périodes, soit leur productivité diminue, soit ils ont l’impression d’avoir trop de liberté, dans un sens négatif. Les employés aiment généralement recevoir un retour d’information et une définition claire des tâches et de ce sur quoi ils sont censés travailler.

Lorsque l’ensemble de l’entreprise travaille à distance, il est plus difficile de définir ces tâches pour chaque employé, de sorte qu’il faut en fait leur donner un certain degré de liberté. Néanmoins, vous pouvez vous rendre souvent sur place pour voir comment ils vont, consulter le rapport de situation, etc.

Organiser des réunions hebdomadaires par vidéoconférence

La vidéoconférence est un excellent moyen de rester en contact avec les employés et celui qui se rapproche le plus d’une véritable communication en face à face. Non seulement elles remonteront le moral et favoriseront les relations humaines en ces temps difficiles, mais elles constituent également un bon moyen de maintenir la productivité. Essayez d’y avoir recours le plus souvent possible, mais ne les laissez pas trop interférer dans le travail quotidien.

Si vous travaillez au sein d’équipes très soudées, vous pouvez même organiser des soirées Zoom ou des activités de team-building vidéo. Cela rappellera à vos employés que vous êtes tous dans le même bateau et qu’avec la productivité et la motivation, l’entreprise restera forte.

Prendre des pauses structurées

Beaucoup de gens associent à tort la productivité au fait de travailler beaucoup. Cependant, la formule de la productivité inclut également vos résultats, ce qui signifie qu’il est théoriquement possible d’avoir une productivité plus faible avec plus d’heures de travail. Non seulement c’est possible, mais les recherches montrent que c’est probable.

Si vous vous sentez épuisé, votre rendement diminuera considérablement, même (et surtout) si vous commencez à travailler plus longtemps. Malheureusement, les risques d’épuisement professionnel sont plus élevés que jamais en raison de l’anxiété et du stress accrus de la vie en 2020.

Pour commencer, vous devrez vous débarrasser de l’idée fausse selon laquelle plus vous travaillez, mieux c’est. Étant donné que vous vous sentirez probablement coupable de prendre des pauses lorsque vous travaillez à la maison, vous devez les structurer et fixer un temps déterminé pour chacune d’elles.

Déléguer des tâches qui prennent trop de temps

Le travail à distance a fait surgir des questions importantes sur le travail que beaucoup d’entre nous ne connaissaient pas auparavant. L’une des plus importantes est l’importance de fixer des priorités et de se concentrer sur un ensemble plus restreint de tâches à la fois. Pour ce faire, vous devez déléguer les tâches qui vous prennent trop de temps ou qui ne sont tout simplement pas prioritaires à ce moment-là.

Si vous occupez un poste de direction, vous pouvez déléguer des tâches à vos subordonnés. Sinon, vous pouvez déléguer à des indépendants, des professionnels indépendants ou des agences.

Travailler dans votre bureau désigné

« Il est important que vous fixiez un moment de la journée et un lieu de travail particuliers. Les gens disent souvent qu’il est déroutant de travailler à domicile, car la frontière entre dormir, travailler, cuisiner, manger et se reposer est tellement floue. Si elle est floue, c’est parce que vous ne les avez pas bien tracées », explique Maya Geller, rédactrice au Best Essay Education.

Conclusion sur le travail à distance

Pour les employés qui sont habitués au travail de bureau, le passage à un environnement de travail à distance peut être difficile. Cela nuit à la routine, à la structure, mais malheureusement aussi à la productivité et à la motivation. Pour résoudre ce problème, il est important que les employés aient le souhait intrinsèque de rester aussi productifs que possible, avec l’aide de leur employeur.

En tant qu’employeur, la meilleure façon de suivre la productivité est de suivre le temps que vos employés consacrent à chaque tâche. Cela vous donnera une image plus précise et plus claire de la façon dont les heures de travail sont passées en dehors du bureau. En dehors de cela, il est important de rester en contact aussi souvent que possible et d’essayer de converser avec votre équipe par vidéoconférence au moins une fois par semaine.