5 technologies essentielles pour manager ses employés à distance

Le travail à distance s’est développé dans de nombreuses industries, les entreprises encourageant leurs équipes à travailler depuis leur domicile et empêchant la propagation potentielle du virus. Cependant, même avant la pandémie, le travail à distance gagnait en popularité. En fait, une enquête récente de Buffer auprès de plus de 3 500 travailleurs à distance a révélé que 98 % d’entre eux « veulent travailler à distance au moins une partie du temps pour le reste de leur carrière ».

Bien que le travail à distance ait été rapidement mis en place par nécessité pour de nombreuses entreprises, ce style de travail ne sera certainement pas de courte durée. Paul Daugherty, directeur de la technologie chez Accenture, a déclaré au New York Times en juin que la pandémie avait « accéléré de trois ans à trois mois l’adaptation culturelle numérique » et prévoit que les aménagements virtuels pour les travailleurs à distance se multiplieront, même après le ralentissement de la pandémie.

Cela dit, lorsque vous gérez une équipe à distance (que ce soit temporairement, dans un avenir prévisible ou en permanence), les technologies que vous utilisez peuvent être soit un fardeau, soit un remède. Si votre équipe utilise déjà une suite d’outils numériques, vous devrez peut-être encore rechercher de nouveaux logiciels qui peuvent rationaliser vos nouveaux processus de travail à distance.

Voici cinq technologies qui peuvent rendre le nouveau monde du travail à distance plus gérable, plus efficace et plus agréable :

Logiciel de suivi du temps

Avec des employés travaillant tous dans des lieux différents (entreprise, home office, intervention sur site …), garder un œil sur toutes les heures de travail d’une équipe peut rapidement devenir une tâche difficile et désorganisée. Cependant, ces données et informations sont essentielles non seulement pour la communication au sein de l’équipe, mais aussi pour des processus tels que la paie et la planification des ressources.

Bien que les employés travaillent à distance, l’intégration d’un logiciel de suivi du temps dans vos outils de reporting peut être d’une grande utilité. L’utilisation de ce type d’outil permet aux employés d’enregistrer facilement leurs heures de travail quotidiennes depuis n’importe quel endroit, et il est tout aussi simple pour les RH et les comptables de disposer des données de temps dont ils ont tant besoin. De plus, l’utilisation d’un système numérisé pour le suivi des heures réduit considérablement la paperasserie et les moyens manuels de comptabilisation des heures, comme les dossiers papier ou les feuilles de calcul désordonnées.

Outils de valorisation des employés

L’un des obstacles que rencontrent de nombreuses équipes à distance est l’engagement des employés. Un article paru en 2017 dans le Harvard Business Review a révélé que les employés à distance sont plus susceptibles de se sentir exclus ou isolés que leurs collègues sur site. En outre, lorsque les employés travaillent à distance la plupart du temps ou tout le temps, ils peuvent avoir du mal à s’adapter à la culture de l’entreprise, ce qui peut se révéler préjudiciable pour l’engagement et le moral.

Un excellent moyen d’éviter ces problèmes consiste à utiliser un outil numérique de valorisation des employés, qui peut fournir à vos employés une reconnaissance et des incitations basées sur l’expérience lorsqu’ils obtiennent des résultats exceptionnels, atteignent une étape importante ou font preuve d’un comportement qui mérite d’être reconnu. Reconnaître les réalisations de vos employés lorsqu’ils travaillent à distance peut faire une grande différence pour s’assurer qu’ils se sentent engagés dans leur travail.

Plateformes de communication numérique

Un autre défi important qui peut découler du travail à distance est la communication, que ce soit avec un patron, un responsable ou d’autres membres de l’équipe. Pour lutter contre ce problème, assurez-vous d’utiliser l’une des nombreuses plateformes de communication disponibles aujourd’hui.

L’adoption d’une fonction de messagerie pour les employés dans un système de suivi du temps est un excellent moyen de rester en contact avec votre équipe à distance. Cela vous permet de communiquer rapidement avec vos employés et collègues sans avoir à passer d’un logiciel à l’autre. Tous vos messages sont en temps réel et permettent aux membres du groupe d’y répondre rapidement.

Ces outils de conversation permettent aux employés de communiquer simplement et de manière transversale, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Sans oublier que les outils de conversation peuvent être un moyen amusant de remonter le moral des employés, car ils peuvent l’utiliser pour envoyer des informations actualisées, célébrer des occasions comme les anniversaires de travail ou les anniversaires de naissance, partager des blagues internes et bien d’autres choses encore.

Slack, l’une des options les plus populaires pour les plateformes de communication, a déclaré que « les salutations quotidiennes et les vérifications régulières sur les canaux de communication partagés sont des moyens efficaces de gérer les employés à distance ».

Solutions de cybersécurité

Le travail à distance entraîne toute une série de nouveaux risques et menaces informatiques. En fait, les autorités rapportent que depuis le début de la pandémie, il y a quelques mois à peine, les signalements de cybercriminalité ont presque quadruplé.

Lorsque les employés travaillent à distance, ils jouent un rôle plus actif dans les pratiques de cybersécurité de l’entreprise. Par exemple, choisir d’utiliser un ordinateur personnel plutôt qu’un ordinateur fourni par l’entreprise, se connecter à un réseau WiFi public plutôt qu’à un réseau privé, ou ignorer une mise à jour logicielle plutôt que de l’effectuer immédiatement, tout cela a des implications uniques en matière de cybersécurité.

Afin de prévenir au mieux une cyberfraude ou les conséquences d’une gestion inappropriée de la cybersécurité, il est important d’utiliser au moins une des nombreuses solutions de cybersécurité disponibles aujourd’hui. L’une des méthodes les plus efficaces pour les équipes distantes consiste à mettre en œuvre une solution de réseau étendu défini par logiciel (SD-WAN), qui permet de sécuriser les appareils, qu’ils soient à la maison ou au bureau. Une solution SD-WAN garantit que les employés sont protégés contre les menaces externes, comme les logiciels malveillants et les attaques de phishing, et empêche la perte de données sensibles même lorsque les employés travaillent à domicile.

Outils de gestion de projet

Bien que les travailleurs à distance travaillent souvent plus longtemps, ils sont confrontés à un grand nombre de petites distractions qui peuvent entraver la productivité d’une journée. Ceux qui travaillent à domicile peuvent éviter que leurs collègues ne passent à leur bureau, mais ils doivent supporter des interruptions à la maison qui peuvent réduire à néant leurs heures de travail les plus productives. En outre, avec une équipe entière travaillant à distance, il peut devenir difficile de collaborer sur des tâches, surtout lorsque ces tâches nécessitent la contribution de plusieurs départements ou disciplines.

L’utilisation d’outils de gestion de projet peut aider à définir les tâches à accomplir au jour le jour et à garantir que les travailleurs à distance puissent rester sur la bonne voie, même après avoir été distraits. Face à une lourde charge de travail, un outil de gestion de projet peut aider les équipes distantes à accomplir des tâches avec souplesse et efficacité, ce qui pourrait être gêné par des employés travaillant dans des lieux différents.

Pour conclure

La transition vers une dynamique d’équipe à distance n’est certainement pas une tâche facile, et ajouter une crise mondiale à ce processus ne rend pas les choses plus faciles. Tout en exploitant une entreprise pendant cette période, n’oubliez pas que vous devrez probablement procéder à quelques ajustements au fur et à mesure. Très peu d’organisations étaient prêtes à passer à une structure d’entreprise totalement distante, alors assurez-vous de reconnaître cette expérience comme une opportunité d’apprentissage au fur et à mesure que vous avancez. Assurez-vous d’utiliser les technologies décrites ci-dessus à votre avantage pendant cette période.