L’importance de suivre l’assiduité de ses employés !

Saviez-vous que les employés volent en moyenne 4 à 6 heures de travail par semaine à leur employeur ?

Que vous surveilliez les horaires des employés qui entrent et sortent du lieu de travail, travaillent à distance ou se déplacent pour le travail, il est essentiel que vous preniez le temps de suivre leur présence. Le lieu de travail a changé, tout comme la façon dont les présences et les heures de travail des employés sont suivies.

Imaginez que quelqu’un vienne travailler huit heures, mais qu’il n’en réalise que deux. Cela va coûter beaucoup d’argent à votre entreprise pour rien, c’est pourquoi il est si vital de mettre en place une sorte de système de suivi. Plus votre entreprise est grande et plus vous avez d’employés, plus cette façon de travailler est essentielle.

Exemple pénal d’une situation de « vol d’heures de travail » en entreprise

L’utilisation d’un logiciel de pointage des employés est la meilleure façon de procéder, car vous pouvez contrôler et suivre avec précision les heures de travail des employés, le tout de manière moderne et informatisée. Cependant, il est important que vous vous assuriez de vous doter d’un système de pointage précis qui puisse suivre les complexités des temps modernes.

Aussi simple que cela puisse être, la station de pointage traditionnelle ne fournit tout simplement plus le travail nécessaire. Examinons quelques-unes des principales caractéristiques qu’une pointeuse moderne et parfaitement adaptée aux besoins des employés devrait offrir.

Gestion complète des horaires et du temps des employés

Grâce à un système moderne de pointeuse, vous permettez aux employés de pointer facilement leurs entrées et sorties de travail à l’aide d’appareils autorisés, qu’il s’agisse d’une tablette, d’un ordinateur que vous avez installé à la réception ou même d’une application sur leur propre smartphone. Il existe de nombreuses façons d’autoriser les pointages afin de suivre correctement les présences des employés.

Autrefois, une personne en retard au travail pouvait simplement envoyer un message à un collègue et lui demander de signer en son nom, en donnant l’impression qu’elle avait été présente tout le temps. Cette pratique est connue sous le nom de « buddy punching » et représente environ 74 % de toutes les pertes de frais de personnel. C’est énorme.

Avec les solutions modernes, vous pouvez utiliser des authentificateurs forts grâce au badge RFID ou au code personnel. Attention des outils tels que la numérisation des empreintes digitales, la reconnaissance faciale et autres confirmations morphologiques sont interdits.

Bien entendu, c’est à vous, l’employeur, de choisir exactement comment vous voulez que vos employés déclarent leurs entrées et sorties. Chaque entreprise est différente, et ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour vous, il s’agit donc de trouver la meilleure solution pour votre entreprise. Ce qui compte, c’est que vous disposiez d’une solution qui vous donne tous les outils nécessaires pour la mettre en œuvre de manière correcte et précise.

Comme tout est géré numériquement, vous pouvez facilement établir des horaires et des plannings de travail que vous et vos employés pouvez facilement vérifier et consulter à tout moment. Il est donc incroyablement difficile de ne pas savoir quand tout le monde est censé travailler et sur quoi tout le monde travaille.

Lorsque vous gérez le temps, par exemple en cas de travail fractionné, vous limitez le nombre de personnes sur un lieu de travail en raison de mesures de distanciation sociale, mais le fait de pouvoir voir un horaire aussi facilement est une caractéristique bienvenue.

Suivi précis de la position GPS

Si les employés peuvent pointer en utilisant leur téléphone portable, la géolocalisation vous permettra de savoir si les salariés sont bien au poste de travail ou en home office. Vous pouvez vérifier et contrôle les horaires des interventions distantes.

Les solutions modernes de pointage des employés offrent des fonctions de suivi GPS qui vous permettent de voir l’emplacement de votre employé pendant qu’il pointe. Ainsi, s’ils s’enregistrent depuis un autre endroit que son bureau ou son lieu de travail, vous verrez exactement où ils se trouvaient lorsqu’ils ont pointé.

Non seulement cela vous aide lorsque des personnes pointent sur votre lieu de travail physique, mais cela ouvre également la porte au travail à distance. Une personne qui travaille à distance chez elle peut s’enregistrer depuis son domicile, et vous pourrez en avoir la preuve grâce à ses données de présence.

Pour s’assurer que quelqu’un s’enregistre et ne se contente pas de partir immédiatement, les pointeuses des employés offriront également des fonctions de géo-fencing. Il s’agit d’une fonction qui vous permet de prendre une carte d’une zone, disons une vue d’ensemble de votre bureau et de votre lieu de travail, et de tracer un cercle virtuel autour de votre lieu de travail. Lorsque quelqu’un franchit cette ligne, c’est-à-dire quitte les lieux, l’application le détecte et ne lui permet pas de pointer puisqu’il ne se trouve pas dans cette zone géo-fermée.

De nombreuses solutions offrent également un suivi GPS en temps réel, ce qui est parfait si vous travaillez avec des chauffeurs de livraison et des personnes qui se déplacent pour le travail.

Gérer les données de pointage

Avec toutes ces fonctionnalités de suivi disponibles, les données de pointage seront toutes présentes et conservés sans qu’aucune saisie ne soit nécessaire et sans perdre une seule information. Vous aurez les heures d’arrivée à la minute près, et vous pourrez modifier les fiches de présence pour ajuster la présence d’un employé s’il a oublié de pointer à l’heure. Ainsi, si quelqu’un a pointé depuis l’autoroute à quelques kilomètres de là, mais que les données relatives à son lieu de travail indiquent qu’il n’est en fait arrivé au travail qu’une heure plus tard, vous pouvez facilement le voir et apporter les ajustements appropriés à sa feuille de présence.

Si elle est configurée, la fiche de présence de chaque employé indiquera le PTO ; les heures supplémentaires que les personnes ont effectuées, le nombre de jours de congé et de maladie qu’elles ont pris, le nombre d’heures de congé pour raisons personnelles et, bien sûr, le nombre d’heures de base qu’elles ont effectuées. Vos compteurs seront toujours à jour.

Intégration transparente avec les logiciels de paie

Et enfin, peut-être le meilleur élément qui réunit tout cela. Comme une solution moderne de pointeuse s’intègre parfaitement à la plupart des logiciels de comptabilité et de paie, toutes les données peuvent être instantanément transférées dans votre solution de paiement et gérées avec le plus de précision possible.

Vous pouvez donc garantir que votre personnel est payé pour le nombre exact d’heures travaillées, et le risque d’erreur humaine pour fausser les chiffres est minime. Tout cela signifie que vous pourrez voir vos dépenses exactes en heures en cliquant sur un bouton. Vous dépensez trop ? Il vous suffit d’adapter l’horaire de vos employés en conséquence. C’est le plaisir que vous aurez à utiliser un logiciel parfaitement intégré.

Bien sûr, toutes sortes d’exportations sont prises en charge, y compris les feuilles de temps exportées dans des formats comme CSV, Excel, PDF et les intégrations directes d’API avec divers fournisseurs de paie.

Ne perdez jamais vos données de temps et de présence

En accord avec les temps modernes, il est important de noter que toutes les données que vous prenez de vos employés et vos pratiques de planification sont stockées sur le cloud. Cela signifie que vous pouvez accéder aux données en toute sécurité, à tout moment et de n’importe où dans le monde, et qu’il n’y a pas d’endroit central où elles sont stockées.

Cela signifie que si un ordinateur ou un système interne que vous utilisez tombe en panne, vous n’aurez perdu aucune de vos données. Lorsque vous utilisez cette méthode, et que vos données sont dans le nuage, vous n’avez tout simplement pas à vous inquiéter.

Suivi des temps de présence des employés. Conclusion :

Comme vous pouvez le constater, la gestion des temps et des présences des employés a beaucoup évolué ces dernières années, et les solutions disponibles ont vraiment suivi le rythme des temps modernes. En tant qu’entreprise moderne gérant des employés, surtout en une année comme 2020, il n’y a jamais eu de moment plus important pour s’y mettre.