Contrôler et calculer les heures de travail des employés en 2021 !

Contrôler et calculer les heures de travail des employés en 2021 !

L’ancienne horloge temporelle est-elle morte ? Comme toute chose, l’humble horloge temporelle a évolué au fil des ans. Des cartes perforées aux applications mobiles et à la reconnaissance GPS, l’horloge temporelle a fait du chemin.

Et, en raison de la pandémie mondiale, le pointage des employés subit une autre évolution majeure.

Calculer les heures de travail à l’ère du changement

Enormément de salariés travaillent un à plusieurs jours de la semaine à domicile, ce qui incite les chefs d’entreprise à trouver de nouvelles façons de contrôler la productivité de leurs employés. Selon une étude récente, le fait qu’un employé travaille à domicile la moitié du temps peut faire économiser à un employeur plus de 11 000 euros par an en termes d’augmentation de la productivité, de réduction des coûts immobiliers et d’absentéisme. En outre, certains économistes universitaires ont estimé que plus d’un tier des emplois pouvaient être entièrement réalisés à domicile.

Cela étant dit, les employeurs aiment bien comprendre combien de temps leurs employés travaillent tout en étant éloignés. Pour ce faire, des milliers de petites entreprises ont intégré un logiciel moderne de calcul du temps de travail basé sur le cloud. Un simple logiciel de calcul du temps est devenu un outil essentiel pour gérer une main-d’œuvre à distance. Presque tous les appareils que vous autorisez peuvent être utilisés comme pointeuse, permettant aux employés de pointer depuis leur téléphone, leur ordinateur et leur tablette, tout en fournissant les données de pointage nécessaires.

À une époque où une bonne distance sociale est importante, ne voulez-vous pas offrir à vos employés une alternative sûre pour pointer ?

De plus, vous ne voulez pas que les employés fassent la queue pour pointer tous les jours… Gardez ces directives de distanciation sociale en place ! Passez à un système de suivi du temps qui permettra à vos employés de pointer au travail en toute sécurité depuis leur appareil personnel. Il est temps d’entrer dans le travail de l’avenir.

En plus d’accroître la sécurité des employés, les logiciels modernes de suivi du temps offrent une analyse des données qui vous aidera à prendre des décisions plus éclairées.

Que nous apprennent les données de suivi du temps ?

Vos données de suivi du temps sont essentielles pour une facturation et une paie précises. Les calculs automatisés éliminent les erreurs humaines et permettent de respecter le budget de votre entreprise. Vous pourriez être surpris de constater à quel point votre service comptable est rationalisé une fois libéré de tous ces calculs manuels de la paie. Soyez ouvert et épargnez-leur le casse-tête, utilisez un logiciel de suivi du temps pour suivre les heures de travail des employés.

De plus, si vous utilisez toujours du papier pour votre paie, le passage à un système moderne de suivi du temps changera complètement la donne. Saviez-vous qu’un logiciel comme     Orane vous permet de vous passer complètement de papier et de ne plus dépenser d’argent pour quoi que ce soit en rapport avec le papier et l’impression ? Oui, vous le pouvez (vous pouvez même vendre votre surplus de toner pour gagner un peu d’argent supplémentaire pour votre entreprise). De plus, vous contribuerez à la protection de l’environnement en imprimant moins, ou en n’imprimant pas du tout et en utilisant moins de papier.

De plus, une facturation claire et précise renforce la confiance des clients. Si les clients voient, en détail, ce qui leur est facturé, tout le monde se sent plus à l’aise avec la transaction. Cette transparence renforce la confiance des clients et des employés. Ceci n’est possible qu’avec une solution de gestion des temps et de déplacements des collaborateurs.

Vous gagnerez la fidélité et la confiance de votre personnel (ce qui n’a pas de prix) s’il sait qu’il est payé équitablement pour les heures travaillées. Le temps requis pour certains types de travail peut varier considérablement, de sorte qu’il n’est pas toujours évident de savoir si le travail est facturé correctement ou non. Ce type d’incertitude peut conduire à des situations inconfortables qui peuvent nuire à la confiance et au confort entre les employeurs, les clients et les employés. Avec les logiciels modernes de suivi du temps, tout est clair, pas de secrets, pas de tromperies.

Saviez-vous que, selon Workforce, 75 % des employés dans le monde entier disent faire confiance à leur employeur pour faire ce qui est juste ?

Les employés qui font confiance à leur employeur présentent de nombreux avantages :

  • Amélioration de la productivité au travail.
  • Diminution du taux de rotation du personnel.
  • Amélioration du moral entre le personnel et les employés.

Une fois que vous aurez recueilli quelques mois de données de suivi du temps de travail, vous commencerez à voir comment vos employés passent leur temps. Ces informations peuvent vous aider à réaffecter les ressources là où elles sont les plus utiles, ce qui améliorera l’efficacité et la productivité globales de votre entreprise.

Les rapports de pointage peuvent influencer vos décisions en matière de personnel, de facturation, de paie et d’estimation du travail futur. L’analyse précise des feuilles de temps aide les chefs de projet à planifier le flux de travail et à prévoir les dates cibles. Utilisez vos données pour justifier les dépenses et réaffecter les ressources.

 Besoin de calculer les heures travaillées

Une pointeuse moderne est un moyen plus efficace – et donc moins coûteux – de suivre les heures de travail des employés. Tous les employeurs et les employés apprécient l’impartialité et la précision d’une pointeuse moderne. Elle élimine le facteur humain du calcul manuel de la paie.

Une pointeuse est nécessaire

Une pointeuse moderne est un moyen plus efficace – et donc moins coûteux – de suivre les heures de travail des employés. Tous les employeurs et les employés apprécient l’impartialité et la précision d’une pointeuse moderne. Elle élimine le facteur humain du calcul manuel de la paie.

Pour plus de commodité, les applications de pointage mobiles vous permettent de pointer à tout moment, de n’importe où, ce qui permet à vos employés de gagner des heures de productivité supplémentaires. Vous avez envie de travailler quelques heures au milieu de la nuit ou tôt le matin ? Pas de problème, pointez facilement et rendez-vous au travail.

Une pointeuse permet de calculer les heures travaillées par chaque employé sur une période donnée (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.). Ce précieux outil facilitera grandement le calcul des salaires et le suivi des heures.

La pointeuse moderne aide les petites entreprises

Selon Business.com, la pointeuse peut aider les petites entreprises à économiser des milliers d’euros en salaires perdus. Les petites entreprises sont également en mesure d’éliminer le pointage par les copains et le vol de temps. On estime que la fraude aux temps de travail coute chaque année plusieurs centaines de millions aux employeurs.

Des fonctions avancées telles que le GPS et le calcul des temps de travail permettent de s’assurer que les employés sont honnêtes et productifs lorsqu’ils travaillent à domicile.

Suivi du temps pour tous

Le passage à un logiciel de suivi du temps n’a pas besoin d’être douloureux ou perturbateur. Il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes et d’en récolter les bénéfices.

Donnez l’exemple. Si vous voulez que tous vos employés suivent la même routine de suivi du temps, assurez-vous de la suivre vous-même. Non seulement cela donnera le bon exemple à votre personnel, mais cela vous apprendra peut-être quelque chose sur votre gestion du temps.

Les logiciels de suivi du temps ne sont pas réservés aux travailleurs à distance.

Laissez tomber cette vieille horloge rouillée et permettez à vos employés de pointer en utilisant un logiciel moderne de calcul du temps.

Ainsi, tous vos employés, qu’ils travaillent à distance ou en interne, sont responsables de leurs propres fiches de présence.

 Comment utiliser une pointeuse

Mettre en place un outil de contrôle des temps de travail ne suffit pas. Vous devez l’utiliser correctement. Ce n’est pas un outil pour intimider et menacer les employés. C’est un outil qui permet de mesurer le temps nécessaire à l’achèvement d’un projet, le respect des horaires, l’amélioration de la paie, et bien plus encore.

Tenez compte de ces étapes lorsque vous mettez en place un système de suivi du temps et que vous calculez les heures de travail des employés sur le lieu de travail moderne.

Rendez le système facile et automatique. Faites-en sorte que le processus d’entrée et de sortie soit aussi simple que possible afin qu’il soit plus facile de l’intégrer dans votre routine. Il y aura des erreurs, surtout au début. Soyez patient.

Soyez détaillé. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif de « rendre les choses faciles », cela n’a pas à l’être. Que vous soyez comptable ou entrepreneur indépendant, vous devez lier vos heures de travail à autant de clients et de projets spécifiques que possible. Cela rend le suivi de votre temps plus efficace.

Accroître la productivité

De nombreux employeurs ont constaté une augmentation de la productivité de leurs travailleurs à distance, surtout depuis le début de la pandémie. Personne n’était sûr que la révolution du « travail à domicile » fonctionnerait, mais il semble qu’elle soit bénéfique à la fois pour les employés et les propriétaires d’entreprises.

C’est ce que confirme le récent rapport du BCG sur l’augmentation de la productivité des employés pendant la pandémie. Votre entreprise a-t-elle constaté une augmentation de la productivité pendant la pandémie ? Comment pouvez-vous en être certain ?

Mesurez-le à l’aide d’un logiciel de pointage

Un système de suivi du temps est doublement important pour les petites entreprises. Un logiciel comme Orane développé par la société TIMEFAST permet d’améliorer les opérations des petites entreprises en rationalisant le processus de pointage des employés, en améliorant les opérations de paie et en sécurisant les données des pointeuses.

On dit que l’internet nous a tous aidés à gagner du temps. Si c’est vrai, alors il devrait y avoir une façon précise et impartiale de le mesurer, même si votre personnel travaille à distance et/ou est dispersé dans le monde entier. Le logiciel de suivi du temps est l’outil qui permet de calculer les horaires de manière précise et fiable sans y consacrer tout son propre temps.