Comment savoir si ses employés commencent à l’heure

Avec les progrès technologiques, pointer ne se limite plus à utiliser une carte physique pour la faire poinçonner dans une machine. Les employés peuvent utiliser un appareil en libre-service pour pointer à l’arrivée et au départ avec des identifiants de connexion attribués par leur employeur. Cependant, certains employés peuvent frauduleusement pointer des heures, tandis que d’autres négligeront de pointer.

Par conséquent, vous, en tant que directeur ou gestionnaire de l’entreprise, devez avoir une longueur d’avance sur cette fraude en empêchant le vol d’heures et en utilisant un logiciel de suivi du temps des employés.

Les avantages de l’utilisation d’une pointeuse

Il y a tant d’avantages à travailler de cette manière et à pouvoir suivre et contrôler le temps de travail de vos employés à l’aide d’une pointeuse de temps de travail et à ce que les données s’intègrent de manière transparente à tout fournisseur de paie que vous utilisez.

Les solutions actuelles de pointage offrent aux employés une plus grande souplesse dans la façon dont ils pointent, soit sur leur téléphone, soit à partir de leur ordinateur personnel ou de la badgeuse commune.

Les travailleurs à distance et divers intervenants sur sites distants peuvent pointer à l’arrivée et au départ, à condition d’avoir un accès à Internet ou un smartphone.

Les gestionnaires pourront non seulement mieux communiquer avec les travailleurs, mais ils pourront également fixer des limites GPS pour les pointages, ce qui empêchera le vol de temps de certains employés.

Les employés peuvent vérifier les horaires et demander des changements.

Le logiciel de pointage offre également un calculateur de temps de travail intégré à la plupart des logiciels de paie disponibles aujourd’hui, ce qui peut avoir un impact considérable sur la manière dont vous gérez les heures et la rémunération de votre personnel.

Un employé est en retard au travail et il doit vous en informer ? Les systèmes modernes de suivi du temps offrent également d’excellentes solutions de communication pour les employés grâce aux fonctions de messagerie de la pointeuse.

L’exactitude est essentielle, lorsqu’il s’agit de suivre les fiches de présence des employés pour la déclaration des salaires. C’est pourquoi les logiciels et systèmes de pointeuses d’aujourd’hui permettent une intégration et une assistance transparentes avec les fournisseurs de services de paie.

Les employés peuvent vérifier les horaires et demander des modifications quand ils en ont besoin, et vous aurez le contrôle total sur l’acceptation ou non des modifications. Les deux parties gardent ainsi le contrôle de toutes les heures travaillées.

Libby Farmer, responsable du projet de rédaction, déclare : « Le meilleur avantage d’avoir une pointeuse en ligne pour vos employés est que le système ne tombera jamais en panne pour des raisons de maintenance ou ne sera jamais en panne. De plus, vous n’aurez jamais à vous soucier de la désuétude des logiciels et du matériel ».

Alors, pourquoi ne pas opter pour un système de pointeuse plus robuste qui rendrait l’ensemble du personnel responsable de son temps de travail ?

Considérez ces 4 méthodes et vous pourrez vous assurer que vos employés pointent et travaillent avec un système de pointeuse efficace :

Vérifier qui est présent et travaille à l’heure

Le home office et le travail à distance de manière général n’ont jamais été aussi intégrés dans le monde du travail, et de plus en plus de personnes entrent dans ces catégories. Il est donc plus difficile que jamais de suivre les employés, leurs temps de travail et leurs déplacements.

Après tout, tout le monde n’est pas fait pour travailler à la maison, et même si votre entreprise a été contrainte de mettre en place un processus de travail à distance, vous devez être sur le coup lorsqu’il s’agit de suivre les heures de travail.

Grâce à un outil de pointage, vous pouvez voir exactement qui a pointé au travail ou non et qui travaille actuellement. Cela vous donnera une idée très claire et rapide de qui travaille et de qui ne travaille pas, et si vous rencontrez des problèmes, vous disposerez de toutes les données concrètes nécessaires pour soulever et traiter vos préoccupations et obligations.

Comme vous êtes le gestionnaire, vous aurez également un contrôle total sur le système de pointage. Cela signifie que vous pourrez facilement accéder au temps de chacun et voir où son temps est réparti, ainsi que pointer manuellement les entrées et les sorties et apporter les corrections nécessaires.

Servez-vous de la localisation GPS

Bien que permettre à vos employés de pointer sur le téléphone puisse sembler être une bonne idée, gardez à l’esprit que quelqu’un pourrait essayer de pointer, même s’il est à 100 km du travail. Donc, au lieu d’avoir des doutes, allez plus loin dans l’utilisation de l’application en activant le GPS et d’autres restrictions de pointage ou désactivez simplement la fonction de pointage de l’application mobile en un seul clic.

L’administrateur pourra contrôler exactement comment et quand ses employés peuvent pointer à l’entrée et à la sortie. L’activation du géo-fencing (GPS) permet d’attribuer directement un lieu défini à une position GPS vous permettant de vérifier et d’assurer un suivi en temps réel des salariés.

Les restrictions d’adresse IP peuvent être activées pour permettre aux employés de pointer uniquement à partir des adresses IP qui leur ont été attribuées. Par exemple, l’adresse IP Internet d’un bureau est utilisée pour être reconnue sur les appareils utilisés par les employés pour pointer. Si l’employé n’est pas connecté à l’adresse IP autorisée, il ne pourra pas pointer en entrée ou en sortie.

Une autre fonction GPS étonnante qu’un logiciel de pointeuse doit fournir est le suivi GPS en direct pour les employés qui sont sur la route et qui voyagent. C’est un excellent moyen pour les employeurs de comprendre la productivité de leurs employés mobiles au cours de leurs déplacements quotidiens.

Horaires des employés

Les employés peuvent facilement consulter leurs horaires pour connaître les nouvelles équipes et savoir quelles équipes ont été effectuées dans le passé. Ils peuvent également voir à quel endroit ils doivent travailler, ainsi que les horaires et les périodes de paie spécifiques.

D’autre part, les administrateurs et les gestionnaires peuvent dupliquer les horaires des employés et remplir instantanément leurs calendriers pour l’ensemble du mois. Ils verront également qui est prévu à quel endroit, et qui est en congé payé. Les gestionnaires peuvent également établir des horaires fixes pour les employés à temps plein qui commencent et finissent à la même heure chaque jour.

Suivi des congés payés et des heures supplémentaires

Suivez les congés payés des employés en créant des affectations ou des cumuls avec des dates de début et de fin. Lorsqu’un employé demande un congé, les gestionnaires peuvent soit l’approuver, soit le refuser. Une fois approuvée, cette demande de congé est ajoutée au planning de l’employé afin de garantir l’exactitude des heures et des salaires. Le temps libre payé utilisé est également automatiquement déduit du solde de cet employé.

Un suivi précis des heures supplémentaires permet également de maintenir votre entreprise dans les budgets établis pour votre travail et vos dépenses salariales, tout en respectant les réglementations nationales et européennes.

La perte de temps coûte aux entreprises plus de 1000 milliards de dollars par an.

Conclusion

Grâce à l’évolution de la technologie dans le domaine de la paie et de la gestion du temps au sein de l’entreprise, les logiciels modernes de pointage permettent aux propriétaires d’entreprises de gérer les données de temps plus efficacement. Cela vous aidera non seulement à économiser votre propre temps mais en suivant précisément celui de vos employés, ils feront preuve d’intégrité en pointant au bon moment et au bon endroit.