Comment le RGPD a tranché en faveur des pointeuses

Dans notre contexte en pleine mutation, qu’en est-il vraiment du temps de travail et que dit la législation sur l’utilisation d’une pointeuse horaire ou badgeuse ?

D’un côté, les législations tant européennes que nationales évoluent rapidement et tendent à imposer la mise en place des systèmes automatisés de pointages. De l’autre, le contexte sanitaire et social actuel nous oblige à plus de vérifications concernant les horaires réalisés par les salariés.

Petit tour d’horizon des actualités et principes généraux d’utilisations des outils de gestion / contrôle du temps de travail :

Récupérer et conserver le temps de travail est une obligation.

La loi oblige toutes les entreprises à effectuer les décomptes des temps de travail effectifs de l’ensemble de ses salariés que ce soit au sein des locaux de l’entreprise ou à l’extérieur (sites distants, intervention sur sites clients etc …).

Ce décompte doit être mis en place par le biais d’un système automatisé de récupération et de stockage des heures de travail réalisées par les salariés. Ce système automatisé se nomme aujourd’hui pointeuse ou badgeuse sur le marché.

L’entreprise doit pouvoir justifier à tout instant des heures de travail réalisés par ses salariés.

Que les salariés soient soumis à un horaire collectif avec un horaire fixe des heures encadrant chaque période de travail, à savoir heure de début et heure de fin de journée, ainsi que les temps de pause ou à un horaire non collectif, la réglementation stipule que l’entreprise doit établir les documents nécessaires au décompte des temps de travail et des repos compensateurs pour chacun des salariés.

Cette obligation concerne tous les types de salariés et tous les types d’horaires : heures collectives, heures individuelles, temps complet, temps partiel, heures supplémentaires, en intervention, déplacement etc… .

À noter qu’un salarié n’a pas le droit de refuser de se soumettre au pointage de ses heures travail (début et fin de poste, pauses, etc … ).

La pointeuse c’est simple mais il y a quelques points légaux à connaitre.

La fiabilité du système de pointage :

En principe, le système d’enregistrement doit être fiable et infalsifiable (article L.3171-4 du code u travail).  Ce système ne doit pas permettre les correctifs a posteriori des enregistrements réalisés, ni contenir un système d’écrêtage, de forfaitisation ou de suppression des heures.

Des correctifs peuvent être faits pour palier à des anomalies de badgeage (oubli de badger, salariés ayant badgé plusieurs fois…). Les personnes habilitées à le faire sont en toute logique celles qui peuvent avoir accès aux informations nominatives prévues dans la Délibération CNIL n° 02-001, 8 janv. 2002, à savoir les personnes habilitées du service du personnel, le personnel gérant la paie (en lien ci-dessus).

La biométrie et la reconnaissance faciale sont interdites en France :

En ce qui concerne les technologies équipant les systèmes de pointage, l’évolution de la législation et la mise en place de la réglementation RGPD (GPDR) ont clarifié la situation : les pointeuses biométriques (empreintes digitales) et à reconnaissances faciales (visages ou iris) sont interdites d’utilisation en France.

Seules les technologies à badges sont autorisées et recommandées.

Informer le CSE :

Le CSE doit être consulté avant toute décision d’installer un dispositif de contrôle des horaires (article L 2312-8 du Code du travail).

Dans le cadre de cette consultation, il y a lieu de rappeler les objectifs du dispositif : contrôler la durée du travail et faciliter la gestion et le traitement des données.

De même, le dispositif lui-même doit être présenté : le système retenu, les modalités de fonctionnement, les obligations des salariés en matière de pointage, la conservation des données, le responsable des données, les destinataires de ces informations, etc.

Enfin, vous devez rappeler les droits d’opposition, d’accès et de rectification garantissant la transparence et la fiabilité du système.

Respecter la règlementation européenne RGPD :

Auparavant il vous fallait obligatoirement remplir une déclaration à remettre à la Commission Nationale de l’Informatique et de Libertés (CNIL) les informant de l’installation d’une pointeuse ou sein de votre entreprise.

Avec la règlementation européenne sur la protection des données personnelles, il suffit à l’employeur d’inscrire ce dispositif de contrôle dans son registre des activités de traitement de données.

Quelles sont les sanctions et amendes en cas de manquement ?

Toute entreprise ne respectant pas la règlementation relative au traitement des données et à la mise en place d’une pointeuse selon les normes définies par la CNIL, est alors passible de sanctions pénales et pécuniaires, à savoir des amendes (750 € s’il s’agit d’une personne physique et 3700 € pour une personne morale) et/ou une peine de prison.

Les sommes indiquées sont à multiplier par le nombre de salariés dans l’entreprise dont les temps de travail n’ont pas été pris en compte.

L’inspection du travail décide seule si il y a manquement au Code du travail. Au-delà des amendes pénales, les salariés peuvent également aller devant un conseil de prud’hommes arguant que les données utilisées et fournies par l’employeur sont sans valeur pour tout ce qui concerne les temps de travail et demander une revalorisation sur la base des éléments qu’ils fourniront.

Notre conclusion :  La législation impose un système permettant le contrôle des présences et le décompte des temps de travail de tous les salariés de l’entreprise donc peu importe le système utilisé il rentrera par définition dans le cadre de la règlementation RGPD. Quitte à se mettre en règle autant se faciliter la tâche au quotidien en s’équipant d’une pointeuse et d’un logiciel de gestion des temps de travail.